Politika privatnosti

Osnove i kontekst obrade

Definicije

U nastavku su objašnjene ključne definicije koje koristimo kroz politiku kako bi bile jasne uloge sudionika, vrste podataka i radnje obrade. Tekst uključuje primjere i kratke scenarije iz prakse za situacije najčešće u procesu obrade transakcija nekretnina.

Osobni podaci su informacije koje se tiču identificirane ili identificabilne fizičke osobe, primjerice ime i prezime, kontakt podaci, identifikacijski brojevi, podaci o vlasništvu nad nekretninom te dokumenti koji se koriste za identifikaciju u svrhu zaključenja ugovora.
Obrada podataka obuhvaća svaku radnju nad osobnim podacima, uključujući prikupljanje, pohranu, upotrebu, prijenos, otkrivanje, arhiviranje i brisanje. U praksi to znači, primjerice, evidentiranje podataka kupca radi pripreme prijedloga ugovora ili slanje obavijesti relevantnim sudionicima transakcije.
Korisnik je svaka fizička ili pravna osoba koja koristi usluge EstateKknowFlow ili surađuje s nama u vezi s transakcijom nekretnine, uključujući kupce, prodavatelje, agente i pravne zastupnike.
Usluga obuhvaća sve aktivnosti vezane uz potpuni ciklus obrade nekretninske transakcije: procjenu nekretnine, izradu dokumentacije, koordinaciju sa stručnjacima, posredovanje u pregovorima i završnu prijavu promjena vlasništva.
Kolačići su male tekstualne datoteke koje web stranica pohranjuje na uređaj korisnika radi prepoznavanja sesija, poboljšanja funkcionalnosti i analitike korištenja stranice.

Prikupljanje podataka

Podatke prikupljamo izravno od korisnika, automatski tijekom korištenja stranice te od servisnih i profesionalnih trećih strana. Donosimo praktične primjere kada se koja vrsta podatka traži i zašto je potrebna u procesu obrade transakcije.

Vrste podataka koje prikupljamo

Podaci koje korisnik izravno pruža

U tipičnom scenariju kupoprodaje korisnik će nam dostaviti osobne i transakcijske podatke potrebne za identifikaciju, sastavljanje ponuda i komunikaciju sa suradnicima. Primjeri ispod ilustriraju najčešće unose.

Osobni identifikacijski podaci: ime i prezime, datum rođenja, adresa prebivališta i identifikacijski brojevi kada su potrebni za ovjeru dokumentacije.
Kontakt podaci: telefonski broj (+38591621692), e‑mail adresa i poštanska adresa radi komunikacije i dostave dokumentacije.
Podaci o nekretnini: adresa nekretnine, katastarski podaci, vlasnički listovi i dokumentacija o stanju nekretnine koja je relevantna za transakciju.
Upravljanje podaci potrebni za realizaciju transakcije: podaci o izvorima upravljanje, potvrde banaka ili drugi dokumenti vezani za plaćanje (službene informacije, razmjena podataka s ponuditeljem plaćanja).
Pravno relevantni dokumenti i punomoći koje su nužne za zastupanje u postupku, uključujući dokumente dostavljene od javnih bilježnika ili pravnih savjetnika.
Povratne informacije i komunikacija s korisnikom: tekst poruka, bilješke iz sastanaka i specifikacije zahtjeva za prilagodbe u procesu obrade.

Automatski prikupljeni podaci

Kada koristite web stranicu EstateKknowFlow.club i digitalne usluge, prikupljamo tehničke podatke koji pomažu u upravljanju sustavom, analizi posjeta i sprječavanju zloupotrebe. U nastavku su konkretne stavke koje se automatski bilježe.

IP adresa i podaci o mrežnoj sesiji koji se koriste za sigurnost i optimizaciju pristupa usluzi.
Podaci o uređaju i pregledniku (tip uređaja, operativni sustav, verzija preglednika) radi prilagodbe sadržaja i ispravaka kompatibilnosti.
Podaci o aktivnostima na webu: posjećene stranice, vrijeme provedeno na stranicama, klikovi i interakcije s oglascima i obrascima.
Geolokacijski podaci u približnom obliku koji pomažu pri prikazu relevantnih nekretnina i procjeni troškova lociranja (korišteni samo kad je to potrebno).
Podaci iz kolačića i sličnih tehnologija za pohranu korisničkih preferencija i analitike.
Zapisi sustava i dnevničke datoteke (logovi) za potrebe dijagnostike i istrage sigurnosnih događaja.

Podaci od trećih strana

U nekim scenarijima primamo podatke od vanjskih partnera ili javnih registara kako bi se transakcija mogla pravilno dovršiti. Slijede primjeri izvora i vrste podataka koji se primaju.

Javni registri i katastar: potvrde o vlasništvu, tereti i zemljišnoknjižni podaci koje koristimo za provjeru pravnog stanja nekretnine.
Upravljanje i platni partneri: podatci koji potvrđuju sredstva, isplate i potvrde transakcija nužnih za zaključenje ugovora.
Profesionalni savjetnici i pružatelji usluga (javne bilježništvo, odvjetnici, procjenitelji) koji dostavljaju stručno‑tehničku dokumentaciju i pravne stavove.

Svrha obrade

Svrhe prikupljanja i obrade

Podaci se obrađuju isključivo za svrhe izravno povezane s pružanjem usluga punog ciklusa obrade nekretninskih transakcija. Za svaki cilj navodimo praktičan primjer iz realnog scenarija kako bi bila jasna opravdanost obrade.

Izvršenje ugovornih obveza i priprema dokumentacije za kupoprodaju: primjerice sastavljanje ugovora i predaja dokumentacije javnom bilježniku.
Komunikacija s korisnikom i koordinacija procesa: dogovor termina, potvrde i obavijesti o statusu transakcije.
Provjera identiteta i usklađenost s pravnim obvezama (poznato kao KYC/AML) kada je to potrebno radi smanjenja rizika prije zaključivanja posla.
Obrada plaćanja i koordinacija s bankama/platnim institucijama radi realizacije prijenosa sredstava.
Poboljšanje usluge i analiza slučajeva: analiza podataka iz praktičnih primjera radi optimizacije toka posla i smanjenja grešaka u budućim transakcijama.
Sprječavanje prijevara i osiguravanje sigurnosti sustava na temelju zapaženih scenarija sličnih ranijim slučajevima.
Pravno izvještavanje i suradnja s nadležnim tijelima kada to zahtijevaju zakonske obveze.
Marketinške aktivnosti i obavijesti o sličnim uslugama uz privolu korisnika; u praksi koristimo primjere preferencija kako bismo ponudili relevantne opcije.

Pravni osnov obrade

Obrada podataka temelji se na jednome ili više pravnih osnova prikladnih za svrhu obrade, uključujući ugovor, zakonske obveze, legitimne interese ili privolu korisnika. Primjeri u nastavku objašnjavaju primjenu svakog osnove u konkretnoj situaciji.

Izvršenje ugovora: kada obrađujemo podatke potrebne za sklapanje i izvršenje ugovora o posredovanju ili kupoprodaji nekretnine.
Pravna obveza: kada je obrada nužna kako bismo ispunili zakonske ili regulatorne zahtjeve (npr. porezne obveze, izvještavanje nadzornim tijelima).
Legitimni interes: zaštita od prijevara, sigurnost sustava i upravljanje poslovnim odnosima temelji se na uravnoteženoj procjeni interesa EstateKknowFlow i prava korisnika.
Privola: kada korisnik izričito pristane na određene obrade, npr. za slanje marketinških materijala ili za analitičke usluge izvan osnovne obrade transakcije.

Kolačići i slične tehnologije

EstateKknowFlow koristi kolačiće radi osnovne funkcionalnosti, analitike i poboljšanja iskustva. Donosimo kategorije i praktične savjete kako upravljati postavkama u svakodnevnom scenariju korištenja stranice.

Korišteni kolačići uključuju: nužne (tehničke), preferencijske, analitičke i marketinške kolačiće koji pomažu pri prilagodbi sadržaja i praćenju učinkovitosti oglasa.

Primjeri: nužni kolačići omogućuju prijavu i sigurno korištenje usluge; analitički kolačići omogućuju razumijevanje ponašanja korisnika na stranicama; marketinški kolačići koriste se za prikaz relevantnijih ponuda, uz privolu korisnika.

Upravljačke opcije: korisnici mogu upravljati kolačićima putem postavki preglednika ili putem kontrola dostupnih na web stranici. Isključivanje određenih kolačića može ograničiti funkcionalnost nekih dijelova usluge.

Detaljna politika kolačića na EstateKknowFlow.club/politika-kolacica

Dijeljenje podataka s trećim stranama

U određenim fazama transakcije dijelimo podatke s partnerima koji pomažu u dovršetku posla. Svaki scenarij dijeljenja temelji se na potrebi i primjerenom pravnom osnovu obrade.

Međunarodni prijenosi podataka

Ponekad je potrebno prenijeti podatke izvan Republike Hrvatske radi podrške globalnim partnerima ili zbog infrastrukture pružatelja usluga. Takvi prijenosi provode se uz primjenu odgovarajućih zaštitnih mjera.

Zaštitne mjere uključuju upotrebu standardnih ugovornih klauzula, procjene usklađenosti primatelja i primjenu dodatnih tehničkih i organizacijskih mjera kad je to potrebno. Primjenjuju se i odluke o odgovarajućnosti Europske komisije kad su dostupne.

Pohrana podataka i politike čuvanja

Razdoblja čuvanja podataka

Periodi čuvanja ovise o svrsi obrade i zakonskim zahtjevima. U tekstu koristimo konkretne scenarije (npr. čuvanje dokumentacije za porezne potrebe ili kratkoročno čuvanje komunikacije) kako bismo objasnili kada se podaci anonimiziraju ili brišu.

Podaci potrebni za računovodstvene i porezne obveze čuvaju se u razdoblju koje propisuju relevantni zakoni, a pristup tim podacima ograničen je na ovlašteno osoblje i ovlaštene pružatelje usluga koji sudjeluju u reviziji i izvještavanju.

Komunikacijski zapisi s korisnicima (e‑mailovi, potvrde i zapisi o sastancima) obično se čuvaju onoliko dugo koliko je potrebno za zaključak transakcije i zadovoljavanje eventualnih naknadnih zahtjeva ili reklamacija, osim kada je kraći ili duži period propisan zakonom.

Sistemske zapise i sigurnosne logove čuvamo ograničeno vrijeme radi analize incidenta, obično u razumnom razdoblju koje omogućuje forenzičku analizu i otkrivanje zloupotrebe, uzimajući u obzir operacionalne i sigurnosne potrebe.

Kada prestane potreba za daljnjom obradom ili kada korisnik zatraži brisanje i nisu više ispunjeni zakonski razlozi za zadržavanje, primjenjujemo postupke brisanja ili anonimizacije podataka prema definiranim internim pravilima, uz evidentiranje tog postupka radi dokaza o usklađenosti.

Sigurnost podataka

EstateKknowFlow primjenjuje tehničke i organizacijske mjere koje odgovaraju riziku povezanim s obradom podataka u sektoru nekretnina. Sigurnosne prakse temelje se na procjeni rizika i praktičnim iskustvima iz stvarnih slučajeva upravljanja transakcijama.

Šifriranje prijenosa podataka (TLS) i pohrane osjetljivih informacija gdje je to primjenjivo.
Kontrole pristupa temeljene na ulogama, dvofaktorska autentifikacija za administrativne račune i postupci provjere identiteta za osjetljive radnje.
Redoviti sigurnosni pregledi, edukacija zaposlenika o rukovanju podacima i plan odgovora na sigurnosne incidente temeljen na stvarnim scenarijima iz prakse.

Prava i načini njihovog ostvarivanja

Vaša prava u vezi s osobnim podacima

Korisnici imaju pravo tražiti pristup svojim podacima, ispravak, brisanje u okolnostima predviđenim zakonom, ograničenje obrade, prigovor na obradu te prenosivost podataka. U nastavku navodimo praktične opise svakog prava i primjer kada bi se primijenili.

Pravo na pristup: možete zatražiti potvrdu obrađuju li se vaši podaci i kopiju podataka koje obrađujemo (primjer: zatražiti sve podatke vezane uz vašu završenu transakciju).
Pravo na ispravak: možete tražiti ispravak netočnih ili nepotpunih podataka (primjer: promjena netočne adrese u ugovornoj dokumentaciji).
Pravo na brisanje ("pravo biti zaboravljen"): u određenim okolnostima, kada obrada više nije potrebna ili kada povučete privolu, možete zatražiti brisanje podataka, osim ako zakon ne zahtijeva njihovo zadržavanje.
Pravo na ograničenje obrade: ako osporavate točnost podataka ili želite ograničiti upotrebu dok se ne razjasni spor, moguće je privremeno ograničiti obradu.
Pravo na prenosivost podataka: imate pravo primiti osobne podatke koje ste nam dali u strukturiranom, uobičajeno korištenom i strojno čitljivom obliku radi prenosa drugom pružatelju usluga.
Pravo na prigovor: možete se usprotiviti obradi podataka koja se temelji na legitimnom interesu, primjerice za određene marketinške aktivnosti ili profiliranje.
Povlačenje privole: kada se obrada temelji na privoli, možete je povući u bilo kojem trenutku bez utjecaja na zakonitost obrade prije povlačenja.
Pravo podnošenja pritužbe nadzornom tijelu: ako smatrate da su vaša prava povrijeđena, možete podnijeti pritužbu nadzornom tijelu u Republici Hrvatskoj.

Kako zatražiti ostvarenje prava

Za ostvarenje prava pošaljite zahtjev pisanim putem na adresu EstateKknowFlow, Kapucinska 30, 31000 Osijek, Hrvatska ili putem e‑maila i telefona navedenih na web stranici. U zahtjevu navedite koje pravo želite ostvariti i priložite informacije koje olakšavaju provjeru vašeg identiteta. U praktičnim slučajevima tražimo minimalne podatke potrebne za potvrdu identiteta kako bismo zaštitili privatnost drugih sudionika u transakciji.

[email protected]

Obično odgovaramo u roku od 30 dana od primitka valjanog zahtjeva. Ako je zahtjev složen ili postoji više zahtjeva, može se primijeniti produljenje do dodatnih 60 dana pri čemu ćemo vas o tome obavijestiti i navesti razloge produljenja.

Podjela podataka s trećim stranama

Marketinške komunikacije

EstateKknowFlow može koristiti kontaktne podatke za slanje informacija o sličnim uslugama i stručnim sadržajima. U primjerima kampanja šaljemo studije slučaja ili pozive na događaje vezane uz upravljanje transakcijama i procesnu optimizaciju. Svaka marketinška poruka sadrži jasne upute za odjavu.

Za isključivanje iz marketinških poruka koristite poveznicu 'odjava' u dnu svakog e-maila ili nas kontaktirajte putem e-maila. U tipičnom scenariju odjava postaje aktivna u roku nekoliko radnih dana, a u hitnim slučajevima reagiramo brže po zaprimljenom zahtjevu.

Podaci djece

EstateKknowFlow ne prikuplja namjerno podatke djece mlađe od 18 godina u kontekstu usluga posredovanja i obrade nekretnina. Ako se u postupku pruži podatak koji pripada maloljetnoj osobi, zahtijevamo potvrdu identiteta i zakonitog zastupanja te poduzimamo korake za zaštitu takvih podataka.

Poveznice na treće strane

Na webu EstateKknowFlow mogu se nalaziti poveznice na vanjske servise (banke, zemljišne knjige, javni bilježnici). Ti servisi imaju vlastite politike privatnosti. U praktičnom slučaju suradnje s bankom prenosimo samo podatke potrebne za kreditnu obradu prema dogovorenim procedurama.

Promjene politike privatnosti

Sve izmjene politike privatnosti objavit ćemo na EstateKknowFlow.club i obavijestiti korisnike putem e-maila kada su promjene značajne. U scenariju promjene načina arhiviranja podataka navest ćemo praktične primjere utjecaja na korisničke postupke i rokove čuvanja.